HR Professional Directory Oy:n tietosuojaselosteet ja rekisterit

Henkilöstön tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee koko henkilöstöämme. Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun työskentelet meillä työntekijänä, konsulttina tai vastaavassa asemassa tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

YRITYKSEN TIEDOT

HR Professional Directory Oy
Y-tunnus: 3287353-5
Osoite: Tonttumyssynkuja 4, 02200 ESPOO

Olemme rekisterinpitäjä suhteessa henkilötietoihisi. Tämä tarkoittaa, että päätämme soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, miten käytämme hallussamme olevia sinua koskevia tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä.

Jos työskentelet meillä muun yrityksen (esim. konsulttiyrityksen) kautta, toimimme itsenäisenä rekisterinpitäjänä tietojasi koskien. Tämä tarkoittaa, että kyseinen yritys ja me päätämme erikseen, miten tietojasi käytetään, ja käytämme niitä eri syistä.

TIETOSUOJA-ASIOITA KOSKEVAT YHTEYDENOTOT

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi, ota yhteyttä:

Yrjänä Raitanen, tietosuojavastaava
Sähköpostiosoite: info@hrpd.fi
Puhelinnumero: 0503103900

1. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Henkilötiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa tietoja, joiden avulla voidaan tunnistaa tai jota voidaan käyttää henkilön tunnistamiseen. Alla on ryhmitelty, minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme:

Henkilöllisyystiedot: nimi, titteli, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, hätäyhteyshenkilön nimi ja heidän suhteensa sinuun, passi, ajokortti.

Yhteystiedot: henkilökohtainen sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite.

Palkanmaksua ja työsuhdetta varten tarvittavat tiedot: pankki- ja tilitiedot, verotusta koskevat tiedot, palkka-, eläke- ja etuustiedot, pätevyystiedot työtehtävään, oleskelulupa, tiedot oikeudesta työntekoon Suomessa, ammattiyhdistykseen kuuluminen (vain jos tilitämme jäsenyysmaksusi),

Sijaintitiedot: Työntekopaikkasi sijaintitiedot.

Asumiseen ja työvälineisiin liittyvät muut tiedot: Yrityksen vuokraaman asunnon vuokra-ajan kesto- sijainti-, kalusto-, kunto-, maksu-, avainhallinta- ja asukastiedot kohteittain. Yrityksen luovuttamat työvälineet, tarvikkeet ja kalusteet.

Rekrytointitiedot: kopiot haastattelumuistiinpanoista, osana hakuprosessia ansioluettelossa tai saatekirjeessä antamasi tiedot, taustaselvityksessä ilmenneet tiedot.

Työtä ja pätevyyttä koskevat tiedot: ammattinimike, työhistoria, työaikakirjanpito, läsnä- ja poissaolotiedot, koulutustiedot, kielitaito, työsuhteen päättymiseen liittyvät asiakirjat.

Suoriutumista koskevat tiedot: sinulle asetetut tavoitteet, arvioinnit, tapauskohtainen palaute, huomautukset, varoitukset.

Terveystiedot: poissaolot työstä sairauden takia.

Palaute: tiedot ja vastaukset, jotka annat erilaisiin sisäisiin kyselyihin.

Kuva- ja mediatiedot: profiilikuva, kuvat, videot ja ääni (esim. videopuhelut), valvontakameramateriaali.

Järjestelmiin liittyvät tiedot: käyttäjätunnus, tiedot järjestelmiemme käytöstä, henkilötietokategorioiden muutostiedot

Tekniset tiedot: IP-osoite, selaimen tyyppi ja versio, aikavyöhyke- ja sijaintiasetukset, selaimen lisäosien tyypit ja versiot sekä käyttöjärjestelmä ja alusta, joita käytät päästäksesi järjestelmiimme.

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS

Tietosuojalainsäädännön perusteella tarvitsemme laillisen perusteen henkilötietojesi käsittelemiseen. Käsittelemme henkilötietojasi:

– Solmiaksemme ja täyttääksemme sopimuksemme kanssasi.
– Noudattaaksemme meillä olevia lakisääteisiä velvoitteita.
– Toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme, mutta vain, jos oikeutesi ja vapautesi (esim. oikeutesi yksityisyyteen) eivät ole painavampia kuin nämä edut.

3. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Jaamme tai saatamme jakaa henkilötietojasi seuraavien tahojen kanssa:

Asiakkaamme: Voit olla nimetty yhteyshenkilö asiakkaillemme. Osa henkilötiedoistasi jaetaan heidän kanssaan, jotta voimme hallinnoida heidän kanssaan tekemäämme sopimusta.

Palveluntarjoajamme: Toimimme yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa täyttääksemme työsopimuksesi kanssamme ja hallitaksemme liiketoimintaamme. Huolehdimme siitä, että näillä organisaatioilla on vain rajoitettu pääsy tietoihin, joita he tarvitsevat tarjoamansa tuen varmistamiseksi. Lisäksi varmistamme, että olemme solmineet heidän kanssaan sopimuksen, joka sisältää luottamuksellisuus- ja tietosuojavelvoitteet.

Viranomaiset: Kuten Verohallinto. Ulosottolaitos.

Ammattimaiset neuvonantajamme: Kuten kirjanpitäjämme tai oikeudelliset neuvonantajamme, kun tarvitsemme asiantuntija-apua liiketoimintamme harjoittamiseen.

Kuka tahansa yrityksen todellinen tai potentiaalinen ostaja.

4. HENKILÖTIETOJEN SIJAINTI JA SIIRTÄMINEN EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Tallennamme henkilötietosi EU:ssa sijaitseville palvelimillemme.

Henkilötietojasi saatetaan teknisistä syistä siirtää Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirron edellytys on, että Euroopan komissio on todennut kohdemaan tietosuojan tason riittäväksi tai tietoja EU:n ulkopuolella vastaanottava osapuoli sitoutuu tietosuojalainsäädännössä edellytettyihin asianmukaisiin suojatoimiin.

Jos käytät järjestelmiämme ulkomailla, henkilötietojasi voidaan tallentaa kyseisessä maassa sijaitseville palvelimille.

5. MITEN PIDÄMME TIETOSI TURVASSA?

Olemme ottaneet käyttöön asianmukaiset turvatoimet estääksemme henkilötietojesi katoamisen tai sen, että tietoihin pääsisi käsiksi henkilö, jolla ei ole siihen asianmukaista lupaa. Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa seuraavat:

– käyttäjän todentaminen (mukaan lukien kaksivaiheinen todennus)
– sisäinen IT- ja verkkoturvallisuustoimet yrityksen tietoturva- ja tietosuojapolitiikan mukaisesti
– turvatoimien testaus ja tarkistus
– ohjelmistojen päivitykset ja uusien käytänteiden kehittäminen

Jos jokin epätoivottava tapahtuma vaikuttaa henkilötietoihisi, pidämme sinut ajan tasalla lainsäädännön, ohjeistuksen ja yrityksen sisäisen käytännön mukaisesti. Saatamme myös joutua ilmoittamaan asiasta sääntelyviranomaiselle, jos tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää.

Jos huomaat jotain epätavallista tai uskot, että henkilötietoihin vaikuttava tapahtuma on tapahtunut, ilmoita siitä meille välittömästi ottamalla yhteyttä info@hrpd.fi.

6. KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME TIETOJASI?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten täyttämiseksi tai niin kauan kuin on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Kun harkitsemme, kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään, pohdimme, onko niitä edelleen tarpeen säilyttää siihen tarkoitukseen, johon ne keräsimme, vai voitaisiinko sama tarkoitus saavuttaa säilyttämällä vähemmän henkilötietoja. Otamme huomioon myös henkilötietojen määrän ja luonteen sekä mahdolliset riskit.

7. OIKEUTESI

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan seuraavia oikeuksia henkilötietoihisi liittyen:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistasi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää meitä korjaamaan henkilötietosi, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Oikaisu voi edellyttää, että meidän on tarkistettava uudet tiedot ennen muutosten tekemistä.

Oikeus tietojen poistamiseen: Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos meillä ei ole hyvää syytä jatkaa niiden säilyttämistä tai jos olet pyytänyt meitä lopettamaan niiden käsittelyn. Jos uskomme, että meillä on hyvä syy säilyttää tiedot, jotka olet pyytänyt meitä poistamaan (esim. lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi), ilmoitamme siitä sinulle ja perustelemme päätöksemme.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Voit pyytää meitä rajoittamaan sitä, miten käytämme henkilötietojasi, ja rajoittamaan väliaikaisesti tapaa, jolla käytämme niitä (esim. kun tarkistamme, että hallussamme olevat henkilötietosi ovat oikein).

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Voit vastustaa henkilötietojesi käyttöä, jos haluat meidän lopettavan niiden käytön. Noudatamme pyyntöäsi aina, jos pyydät meitä lopettamaan markkinointiviestinnän lähettämisen sinulle. Muissa tapauksissa, jos katsomme, että meillä on hyvä syy jatkaa tietojen käyttöä, ilmoitamme siitä sinulle ja perustelemme päätöksemme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit pyytää meitä lähettämään sinulle tai toiselle organisaatiolle sähköisen kopion henkilötiedoistasi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Jos et ole tyytyväinen tapaan, jolla keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Toivomme kuitenkin, että voimme vastata huolenaiheisiisi ennen tätä.

Jos haluat käyttää tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi, ota yhteyttä: info@hrpd.fi.

8. TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖJEN MUUTTAMINEN

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja voimme sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjämme. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Päivitetyt tietosuojakäytännöt pääset tarkistamaan verkkosivuillamme ja järjestelmissämme. Suosittelemme säännöllistä tutustumista tietosuojaselosteeseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, ilmoitamme niistä sinulle etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksesi.

Päivitetty 3.11.2024

Suoramarkkinoinnin rekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja HR Professional Directory Oy:n yritysasiakkaiden suoramarkkinoinnin rekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

REKISTERINPITÄJÄ

HR Professional Directory Oy
3287353-5
Tonttumyssynkuja 4, 02200 Espoo
050 310 3900

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilönä toimii:

Yrjänä Raitanen, tietosuojavastaava
Tonttumyssynkuja 4 02200 Espoo
0500 310 3900 /info@hrpd.fi

REKISTERIN NIMI
HR Professional Directory Oy yritysasiakkaiden suoramarkkinoinnin rekisteri

1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Suoramarkkinoinnin rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu HR Professional Directory Oy:n oikeutettuun etuun markkinoida rekisteröidylle tuotteita tai palveluita, jolla on liityntä rekisteröidyn työtehtävien, vastuualueen tai asemavaltuutuksen perusteella.

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET
Käytämme rekisteröidyistä kerättyjä tietoja:

a) tuotteiden tai palveluiden markkinointiin, joilla on liityntä rekisteröidyn työtehtävien, vastuualueen tai asemavaltuutuksen perusteella.
b) Toimeenpannaksemme kolmansien osapuolien kanssa solmimamme sopimukset, jotka sisältävät kohdan 5. a) toimenpiteitä.

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Tallennamme suoramarkkinoinnin rekisteriin seuraavia tietoja:

a) Yritys
b) Titteli
c) Etu- ja sukunimi
e) Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
f) Osoite
l) Muut mahdolliset, suoramarkkinoinnin rekisterin ylläpitoon välttämättömät tiedot, kuten tieto tai kielto luvasta suoramarkkinoinnin lähettämiseen

4. MISTÄ HENKILÖTIEDOT SAADAAN
Säännönmukaisina tietolähteinä ovat HR Professional Directory Oy:n itsensä prospektoimat tiedot potentiaalisista yritysasiakkaista HR Professional Directory Oy:n palvelut ja tuotteet sekä potentiaalisen asiakasyrityksen liiketoiminta huomioiden. Tietolähteinä käytetään pääasiassa Internetiä sekä B2B tilaisuuksia sekä tapahtumia. Tällöin henkilötiedot voivat tulla yrityksen edustajan itsensä antamana, muun muassa käyntikortin, LinkedIn kutsun, sähköpostikirjeenvaihdon tai muun kanavan muodossa.

5. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT
HR Professional Directory Oy:n suoramarkkinoinnin rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia luovutuksia kolmansille osapuolille.

HR Professional Directory Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.

6. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE
HR Professional Directory Oy käyttää suoramarkkinoinnin rekisterille sähköpostiviestinnässään ulkopuolisten pilvipalveluna tuottamaa järjestelmää, jossa henkilötietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä pilvipalveluissa. Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille, ja palveluntarjoajat ovat USA:n Privacy Shield – järjestelmässä. Näin ollen tietosuoja on EU-tasolla.

Nämä kyseiset palveluntarjoajat edelleen vastaavat rekisterinpitäjänä Rekisteröidyn oikeuksista koskevista toimenpiteistä. Rekisterinpitäjänä vastaamme aina siitä, että tietoturva on asianmukaisesti järjestetty ja henkilötiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolista suojakeinoin.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Suoramarkkinoinnin rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään niin kauan, kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista suoramarkkinoinnin rekisteristä. Poistuminen rekisteristä tapahtuu joko olemalla yhteydessä suoramarkkinoinnin rekisterin ylläpitäjään tai peruuttamalla uutiskirjeen kirjeessä olevan linkin kautta.

Tämän jälkeen Rekisterinpitäjä voi vielä säilyttää tietoja, jos säilyttämiseen on muu, lain edellyttämä peruste.

Rekisteriä säilytetään pääosin sähköisessä muodossa. Satunnaiset paperitulosteet rekisteristä tuhotaan välittömästi ja asianmukaisesti HR Professional Directory Oy:n ohjeistuksen mukaisesti.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUKSISTA
Suoramarkkinoinnin rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa HR Professional Directory Oy:n oikeus markkinoida rekisteröidylle tuotteita tai palveluita, jolla on liityntä rekisteröidyn työtehtävien, vastuualueen tai asemavaltuutuksen perusteella.

Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja suoramarkkinoinnin rekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

– rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
– käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
– rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
– rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut suoramarkkinoinnin rekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

9. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN KÄYTTÄMISEEN LIITTYVÄT PYYNNÖT
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Päivitetty 25.10.2024

REKRYTOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (sekä Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n) mukainen informointiasiakirja HR Professional Directory Oy:n rekrytointitietokannassa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

REKISTERINPITÄJÄ

HR Professional Directory Oy
Y-tunnus: 8237353-5
Tonttumyssynkuja 4 02200 Espoo
+358 50 310 3900

REKISTERIASIAT
Vastaamme viimeistään kahden arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Yrjänä Raitanen
050 310 3900
info@hrpd.fi

REKISTERIN NIMI
HR Professional Directory Oy:n rekrytointien tietokanta

1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Tietokannan henkilötietoja käytetään HR Professional Directory Oy:n rekrytointiprosessissa. Henkilöt antavat omalla suostumuksellaan tietonsa HR Professional Directory Oy:n tietokantaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden rekrytointiprosessin hoitaminen yrityksessä tai asiakasyrityksessä. Henkilötietojen käyttötarkoitus on myös HR Professional Directory Oy:n työnhakijaviestintä sekä yrityksen liiketoiminnan ja rekrytointitoimintojen suunnitteleminen ja kehittäminen.

2. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Tallennettavat tiedot ilmenevät kunkin avoimen työpaikan hakulomakkeesta. Rekisteriin tallentuvat kaikki tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään. Hakija voi päivittää hakemuksen tietoja olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja henkilöistä:

• Nimi
• Syntymäaika
• Kotiosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Kansalaisuus ja työnteko-oikeus Suomessa
• Tehtävänimike
• Palkkatoivomus
• Henkilön työllistymiseen liittyvät tiedot:
     o Työhistoria
     o Koulutustausta
     o Rekrytointiin ja työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot
     o Työntekijän arviointi, koulutus ja turvallisuustiedot
     o Tieto lomista ja poissaoloista
• Liitetiedot kuten hakemus ja ansioluettelo
• Muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

3. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietolähteinä on hakijan itsensä lisäksi mahdollisesti hakijan ilmoittamat suosittelijat sekä HR Professional Directory Oy:n rekrytointiprosessiin kuuluvat henkilöt. Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja hankitaan rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa, tai muilla vastaavilla tavoilla. Hakijan hakemusta säilytetään kaksitoista (12) kuukautta hakemuksen jättämisestä tai hakijan suorittamasta päivityksestä.

4. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
HR Professional Directory Oy:n rekrytointien tietokanta voi toimia kolmannen osapuolen ylläpitämässä internetissä toimivassa rekrytointijärjestelmässä. Ko. avointa työtehtävää varten täytetty hakemuslomake, sekä mahdolliset rekisteröidyn lisäämät lisätiedot kuten liitteet luovutetaan myös ao. rekrytoinnin vastaavalle esimiehelle ja hänen sijaiselleen. Osana rekrytointiprosessia hakijan itsestään antamat tiedot saatetaan tulostaa rekrytoivan esimiehen toimesta.

Rekisterinpitäjä luovuttaa tietoja alihankkijoinaan käyttämille kolmansille osapuolille. Vastaaja hyväksyy tämän luovuttaessaan tietoja. Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin toimeksiantoihin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

5. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä rekrytointiin liittyviä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Henkilötietoja sisältävien paperitulosteiden, esimerkiksi työhakemus ja ansioluettelo, käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on oikeus käsitellä rekrytointiin liittyviä henkilötietoja. Tulosteet tuhotaan tai varastoidaan lukittuun tilaan yrityksen erillisen ohjeistuksen mukaisesti välittömästi rekrytointiprosessin päätyttyä.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Sähköiset tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat kolmannen osapuolen lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

6. REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN KÄYTTÄMISEEN LIITTYVÄT PYYNNÖT
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

7. KORJAUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

8. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

9. MUUTOKSET TÄHÄN SELOSTEESEEN
Parannamme ja kehitämme toimintojamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

Päivitetty 27.10.2024

ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja HR Professional Directory Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

REKISTERINPITÄJÄ

HR Professional Directory Oy
8237353-5
Tonttumyssynkuja 4, 02200 Espoo
050 310 3900

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on:

Tietosuojavaltuutettu Yrjänä Raitanen
Tonttumyssynkuja 4 02200 Espoo
050 310 3900 /info@hrpd.fi

REKISTERIN NIMI
HR Professional Directory Oy asiakasrekisteri

1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen HR Professional Directory Oy:ön.
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytävarausten, yksityistilaisuuksien, verkkokauppaostosten, catering-tilaisuuksien, tilavuokrien sekä ohjelmapalveluiden varausten yhteydessä, tai ravintolatilaisuuden, tai HR Professional Directory Oy:n muiden tuotteiden ja palveluiden laskutusta varten.

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET
Käytämme rekisteröidyistä kerättyjä tietoja:

a) Asiakkaan pyytämien palveluiden toimittamiseen, toteuttamiseen ja tilaamiseen sekä tilausten ja varausten käsittelyyn liittyen
b) Henkilökohtaiseen palveluidemme suositteluun, myyntiin, sekä markkinointiin
c) Palveluitamme koskevaan asiakaspalveluun sekä asiakasviestintään, esimerkiksi lähettääksemme viestejä, muistutuksia, tiedotteita sekä meiltä pyydettyä informaatiota
d) Palveluiden tuottamiseen, ylläpitoon sekä kehittämiseen
e) Maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen perintään
f) Uutisten tiedottamiseen ja markkinointiin rekisteröidyn suostumuksen sekä kieltojen mukaisesti
g) Yhteydenpidon tarkoituksenmukaisuuden ja toimivuuden varmistamiseen
h) Liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
i) Muihin rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämiin tehtäviin
j) Ratkaistaksemme asiakkaan välillä mahdollisesti syntyvät erimielisyydet
k) Toimeenpannaksemme kolmansien osapuolien kanssa solmimamme sopimukset.

Mikäli Rekisteröity luovuttaa meille asiakasviestinnän yhteydessä sähköiset yhteystietonsa, kuten sähköpostisoitteensa katsomme, että hän on antanut yksiselitteisen suostumuksensa kohdistaa häneen yllä kuvattua viestintää myös sähköisten kanavien kautta.

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Tallennamme asiakkaistamme sekä asiakkaan ollessa muu kuin luonnollinen henkilö, kyseisen asiakkaan yhteyshenkilöstä ja muista mahdollisista asiakkuuden hoitamisen kannalta tarpeellisista henkilöistä sekä muista sidoshenkilöistä, seuraavia tietoja:

a) Yritys
b) Titteli
c) Etu- ja sukunimi
d) Asiointikieli
e) Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
f) Osoite
g) Tapaamista koskevat tiedot
h) Maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
i) Yrityskortti-asiakkuus
j) Asiakkaan valintoja tai toiveita koskevat tiedot
k) Henkilötunnus
l) Muut mahdolliset, asiakkuuden hoitoon välttämättömät tiedot, kuten tieto tai kielto luvasta suoramarkkinoinnin lähettämiseen
m) Tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
n) Mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

4. MISTÄ HENKILÖTIEDOT SAADAAN
Säännönmukaisina tietolähteinä ovat Rekisteröidyn itsensä HR Professional Directory Oy:lle ilmoittamat tiedot uutiskirjeen tilauksen, varausten, tiedustelujen, lomakkeiden, myyntipalvelun, tarjouspyyntöjen, yhteydenottopyyntöjen, reklamaatioiden / asiakaspalautteiden, verkkokaupan sekä tuotteiden ja palveluiden käytön yhteydessä muodostuneet tiedot.

Lisäksi HR Professional Directory Oy voi vastaanottaa yhteistyösopimusten määrittelemien palveluiden toimittamiseksi välttämättömiä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, joiden lukuun HR Professional Directory Oy tuottaa palveluita.

HR Professional Directory Oy voi myös rekisteröidyn suostumuksella sekä lakiin perustuen hankkia tai ottaa vastaan Rekisteröityyn liittyviä tietoja kolmansilta tahoilta, kuten viranomaisilta, esimerkiksi viestinnän laadun sekä tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi.

5. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT
HR Professional Directory Oy:n asiakasrekisteristä ei tehdä säännönmukaisia luovutuksia kolmansille osapuolille.

HR Professional Directory Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.

HR Professional Directory Oy:n verkkosivuilla ja verkkokaupassa voidaan käyttää evästeitä. Evästeillä kerättyjen tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta sekä kerätään yleistä sivustojen kävijädataa. Käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita eväste-toiminnon poiskytkemisen. Emme kuitenkaan voi taata, että alustamme toimivat moitteetta evästeiden pois kytkemisen jälkeen, sillä osa evästeistä voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

6. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE
HR Professional Directory Oy käyttää sähköpostiviestinnässään, verkkosivualustaan sekä verkkokaupassaan ulkopuolisten pilvipalveluina tuottamia järjestelmiä, joissa henkilötietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille ja palveluntarjoajat ovat USA:n Privacy Shield -järjestelmässä. Näin ollen tietosuoja on EU-tasolla.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita 3 vuoteen, eikä asiakas ole uutiskirjeen tilaaja. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita tai ollut uutiskirjeen tilaaja. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 3 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen, kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste. Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen päättymisen jälkeen Rekisterinpitäjä voi vielä säilyttää tietoja, jos säilyttämiseen on muu peruste, kuten kirjanpitolaista tuleva tositteiden säilytysaika tai mahdollisiin reklamaatiotapauksien käsittely.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUKSISTA
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4. Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
-rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
-käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
-rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
-rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Päivitetty 25.10.2024